Equans is op zoek naar een Back Office Administrator om het team in Merchtem te versterken. In deze functie voer je administratieve werkzaamheden uit voor de verschillende afdelingen en bied je ondersteuning aan afdelingshoofden, sales managers en supervisors.

Wat houdt deze job precies in?

• commercieel
  • opstellen van offertes en brieven in NL en FR en deze versturen naar de klanten
  • het zelfstandig voorbereiden van het administratief gedeelte van aanbestedingen, opvolging van deadlines en indienen van dossiers
  • commerciële opvolging van lopende dossiers
• dispatching
  • staan samen met een aantal collega’s in voor de verwerken van telefonische meldingen van storingen aan liften
  • beantwoorden samen met een aantal collega’s het algemeen telefoonnummer
  • registreren van afwezigheden (verlof, wachtdienst, ziekte,…)
• contractbeheer
  • registreren van onderhoudscontracten in ERP systeem
  • het beheren van de gebouwen en liften van de contracten
• bestellingen en facturatie
  • inschrijven van ontvangen bestellingen, openen van zaaknummers, administratie in orde brengen (bankwaarborg, verzekeringen, …)
  • opstellen van vorderingsstaten, aanvragen van goedkeuring klanten
  • opstellen van facturen voor onderhoudscontracten en werken
• diversen
  • administratieve ondersteuning voor bepaalde contracten (opmaken van rapporteringen, pro-forma facturatie  van onderhoud, herstellingen)
  • uitwerken van de verschillende standaard documenten, stijl, lay-out, spelling en inhoud
  • elektronisch archiveren van documenten
  • verdelen van post
• verantwoordelijkheden
  • verantwoordelijk voor de kwaliteit van de toevertrouwde taken (conform de afspraken, juistheid, taalkundig juist, …) en de tijdige uitvoering ervan
  • de organisatie van zijn eigen werkzaamheden in functie van de opgelegde prioriteiten en deadlines

Jouw troeven?

• opleiding secretariaat of gelijkwaardig door ervaring, bij voorkeur in een service organisatie
• goede kennis van Office 365 (Word, Excel)
• je kunt je werk zelfstandig plannen
• vlot, klantvriendelijk aan de telefoon en Service Minded
• organisatorisch sterk, punctueel, teamplayer, leergierig
• grondige kennis van het Nederlands en Frans (gesproken en geschreven)

Zin om mee te werken aan de multitechnische uitdagingen van morgen?

Ja? Dan kom je bij Equans terecht in een innovatieve en boeiende werkomgeving met gevarieerde projecten waarin je jouw skills verder kan ontplooien.

Je komt in contact met de nieuwste technologieën en helpt onze klanten bij de 3 grote transities van vandaag: de energietransitie, de industriële transitie en de digitale transitie.

Een job bij Equans betekent:

• een competitief salaris in lijn met jouw opleiding en ervaring
• interessante opleidings- en doorgroeimogelijkheden
• groeps-, hospitalisatie-, invaliditeitsverzekering
• eco- en maaltijdcheques 13de maand, vakantiegeld
• sociaal abonnement, parking, fiets leaseplan
• smartphone met abonnement, internetvergoeding
• ADV-dagen, anciёnniteitsverlof

Wij kijken ernaar uit om jou te ontmoeten!

Ben je geïnteresseerd in deze functie en heb je vragen? Contacteer onze HR-collega Thomas Mouley - 02 370 30 53 - thomas.mouley@external.equans.com